Эффективное ведение деловой переписки – неотъемлемая составляющая профессиональной компетентности каждого офицера.

Основные принципы грамотной деловой переписки заключаются в следующем:

– Краткость и лаконичность. Чем точнее будет изложена Ваша мысль, тем проще будет адресату обработать информацию. Меньше воды, больше конкретики. Keep it simple and straightforward.

– Нейтральный тон. Деловая переписка отличается отсутствием излишних эмоций и соблюдением нейтрального тона. Даже если Вы хотите выразить недовольство, для этого существуют фразы и выражения, которые донесут Ваше настроение, но при этом не вызовут бурю негативных эмоций. Например, вместо “You are guilty” скажите “I hold you responsible for…”.

Также для соблюдения нейтральности в английском языке широко применяется Passive Voice – он же страдательный залог. Вместо того, чтобы написать “You’ve made a mistake”, в деловом письме намного более приемлемым будет вариант: “A mistake has been made”.

– Всегда стремитесь к вежливости. “Read and check everything” может прозвучать как команда или приказ. Простое слово “please” значительно улучшит положение: “Read and check everything, please”. А если Вы добавите “I kindly ask you to read and check everything”, то будет еще лучше.

– Соответствующий лексикон. Деловое письмо подразумевает использование соответствующей деловой лексики. Старайтесь избегать разговорных слов и заменяйте их формальными эквивалентами: вместо более разговорного finish – используйте complete; вместо know – be aware of; get – receive / obtain; answer – reply, etc.

– Чёткость. Если Вам что-то нужно, дайте знать об этом адресату. Не ждите, что Ваш собеседник догадается, что Вам нужно выслать какие-либо документы, укажите об этом в письме прямым, недвусмысленным призывом к действию. В английском языке это называется call to action. Например: “We would kindly request you to …”, “Please make necessary arrangements …”.